Formulario móvil: clave para reducir el papel en la oficina

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Formulario móvil: clave para reducir el papel en la oficina

Además de proveer ahorro de costos y mayor productividad, el formulario móvil hace de las oficinas espacios más sustentantes.


Más de 38 años han pasado desde que el científico de la información británico-americano, Frederick Wilfrid, tuvo la visión de una “oficina sin papel”, en 1978. Hoy por hoy, la realidad es que las impresoras se siguen usando diariamente, sin parámetros de sustentabilidad.
Cada año se pierden 15.000 millones de árboles, y las tasas de reforestación son muy inferiores a las hectáreas de bosques taladas cada año. En todo el mundo, el 35% de esos árboles talados se destina a la fabricación de papel y de cartón, y unos 115.000 litros de agua se pierden para la fabricación de una tonelada de papel.
Las empresas representan una gran parte de esa excesiva demanda. Anualmente 115 mil millones de hojas de papel son utilizadas en oficinas de todo el mundo. Un solo oficinista en Estados Unidos usa 10.000 hojas de papel por año, y 45% del papel impreso en la oficina termina en contenedores de basura al final del día.
Dado que la protección de los árboles es parte de la solución al cambio climático, es insostenible que se sigan cortando bosques a un ritmo tan desproporcionado como el actual. Por ello, muchas empresas han adoptado la digitalización y gestión de documentos, como la clave para instaurar cambios verdes en la industria. Sin embargo, como ha pasado anteriormente, las empresas solo adoptan nuevos recursos cuando llegan a sus manos alternativas realmente ventajosas en cuanto a su potencial innovador y ahorro en costos.
Allí entra en juego el formulario móvil, como alternativa práctica y económica al documento impreso. “El 80% de la huella ecológica de la impresión está centrada en el uso de papel, y ante este hecho era necesario presentar una opción sustentable que además les diera frutos al mercado en términos de productividad y ventajas económicas. Así nace DataScope”, señala el co-fundador de la empresa, Nicolás Serrano.
Es claro que usar más papel es nocivo para el medioambiente. Una opción sustentable como DataScope, en la forma de un formulario móvil que reemplaza los poco ecológicos reportes en papel, representa un ahorro considerable de hojas de papel al año en una pequeña o mediana empresa, lo cual redunda en mejorar la huella de carbono de las empresas. Y eso no incluye sólo al papel: el uso de formularios digitales o móviles salva a miles de árboles, litros de agua, y reduce el consumo de muchos químicos tóxicos y peligrosos para el medio ambiente.
¿Otras ventajas del formulario móvil para empresas interesadas en eliminar el papel? Una plataforma como DataScope  le permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar el monitoreo del trabajo en terreno gracias a sus indicadores en tiempo real, ahorrando tiempos muertos en el reporte a la oficina central. Los empleados simplemente completan la información en un formulario móvil desde sus smartphones o tablets y la envían para su evaluación instantánea de manera remota, sin necesidad de imprimir documentos, y disparando además un fuerte aumento de la productividad.
Por otra parte, un factor a tener en cuenta es el precio a pagar por un recurso escaso: el uso de papel implica un costo de 80 dólares anuales por cada empleado. El reemplazo por soluciones más económicas, capaces de ser respetuosas con el medio ambiente y resolver problemas específicos de las compañías, también pueden aportar enormes beneficios. Volverse “paperless” elimina en las empresas el costo de comprar papel, tinta de impresora, y materiales de papelería necesarios para almacenar documentos, lo cual alivia la presión financiera especialmente en las empresas pequeñas.
“La aceptación del formulario móvil entre las empresas, que va a llevar a una reducción importante del uso de papel en las oficinas, ha sido realmente muy positiva, como lo demuestra nuestra cartera de usuarios en más de 23 países y creemos que se va a seguir expandiendo a futuro”, indica Serrano.
Y concluye diciendo que “Las encuestas indican que más del 80% de las empresas desea eliminar el papel en sus procesos internos, y esperan realizar este cambio durante los próximos 12 meses, así que el interés existe, sólo tenemos que impulsar el reemplazo del papel como motivación extra para dar el paso hacia esta opción más sustentable”.

DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias administrar de manera eficiente sus equipos de trabajo en terreno, asignándole tareas diarias. Además permite recolectar al instante la información del trabajo realizado, mediante sus formularios  móviles 100% adaptables a cualquier necesidad.


Formularios de papel que actualmente siguen siendo utilizados, pueden ser fácilmente reemplazado por formularios móviles.
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